מדריך לאישור דו”ח לרשות החדשנות

מדריך זה מיועד לכל העובדים שמדווחים לרשות החדשנות כולל מנהלים. אנא היעזרו בו כדי לבצע סגירת דוח חודשי באופן מסודר וללא תקלות ובעיות. 

שלב 1 - מעבר ועדכון נוכחות חודשית

כדי לוודא את ימי ושעות הנוכחות ולעדכן היעדרויות, כנסו ל”דוחות” -> “דוח נוכחות מפורט” -> בחרו את התקופה -> “צפייה”

עיברו על הימי דיווח וראו אם יש שורות אדומות שבהן צריך לדווח נוכחות או היעדרות. מאחר וברשות החדשנות רוצים לראות מהיכן בוצעו דיווחים, צריך ללחוץ על התאריך ובחלון שיקפוץ למלא את הדיווח כולל מיקומו (“סוג”).

*הערה – באותו מקום ניתן גם לעדכן חצי יום היעדרות ע”י לחיצה על “+הוספת דיווח נוסף” ושם לבחור ב”אירוע” את ההיעדרות הרלוונטית.

בכל מקרה, אין לאשר את הדוח הזה דרך האתר או האפליקציה!

שלב 2 - שיוך שעות נוכחות למשימות

אחרי שראינו שכל ימי הדיווח מעודכנים, בשלב הזה נוודא ששעות הדיווח משויכות כולן למשימות.

כנסו ל”פרוייקטים ומשימות” -> “עדכון שעות למשימות” -> בחרו תקופה -> “צפייה”

כאשר מופיעות שורות צהובות, זה מראה על שעות נוכחות שלא שויכו למשימות. כדי לבצע את השיוך, צריך לרשום שעות אלה תחת המשימה ואז זה יתעדכן והשורה תהפוך ללבנה. אם לא מופיעה משימה, לחצו על ה”+” הכחול כדי להוסיף אותה.

במידה ויש משימות שאתם לא רואים כנראה סגרתם אותם. ראו מדריך כיצד לפתוח.

 

טיפ 1: כאשר מופיע בצד שמאל תחת “שעות ללא משימות” 0.01 או 0.02 אין צורך לשייך אותן (זה קורה כאשר יש פער של דקה בין כניסה להתחלת משימה).

טיפ 2: אם תמלאו מספר הגדול מהשעות בפועל, הוא יהפוך לשעות בפועל. זה יעזור במילוי של הרבה שורות צהובות.

תזכורת: כל מילוי של שעות למשימות שבוצע 24 שעות אחרי יירשם כרטרואקטיבי.

שלב 3 - אישור הדוח לרשות החדשנות ע"י העובד

כאשר שני השלבים הראשונים בוצעו, ניתן יהיה לאשר את הדוח לרשות החדשנות:

כנסו ל”דוחות” -> “דוח לרשות החדשנות” -> בחרו תקופה -> “צפייה” -> כעת יופיע כפתור “אני מאשר דוח זה”. לחצו עליו כדי לאשר את הדוח.

בעת אישור הדוח הזה, הדוח נוכחות יאושר בו בעת.

*הערה – אם הכפתור לאישור לא מופיע, זה בגלל אחד מהסיבות הבאות:

  • אישרתם את הדוח נוכחות. יש לבקש ממנהל לבצע דחייה
  • דוח נוכחות אינו מלא. חזרו ל“דוח נוכחות מפורט” כדי למלא את הכל
  • זמן נוכחות לא משויך במלואו למשימות. חזרו ל“עדכון שעות למשימות” להשלים אותו
  • אם אתם עובדים שעתיים או במשרה חלקית, בקשו ממנהל המערכת לעדכן את הסכם העבודה שלכם. להלן מדריך בנושא.

 

שלב 4 - אישור הדוח לרשות החדשנות ע"י מנהל

מנהלים – כדי לאשר את הדוחות של העובדים שלכם, בצעו את אותו תהליך משלב 3; אם תרצו לאשר את הדוחות של כולם אל תבחרו שם מסוים בשדה עובד. כדי לבחור עובד\ים מסוים\מים בקבוצה שלכם תוכלו לבחור אותם בשדה הזה ולראות רק אותם.

עכשיו, יופיעו לכם שני כפתורים: “דחיית אישור העובד” , “אני מאשר דוח זה”. במידה והדוח תקין אשרו אותו, במידה צריך לבצע שינויים בצעו דחייה ואז ניתן יהיה לבצע שינויים בנוכחות ובעדכון השעות למשימות.

 

*הערה – במידה וצריך לבצע שינויים אחרי שבוצע אישור מנהל, ראו מדריך בנושא (יתבצע ע”י אדמיניסטרטור).

שלב 5 - ייצוא הדוח בפורמט שתואם להגדרות הרשות לחדשנות

שלב זה מיועד למשתמש שמוגדר אדמיניסטור או מנהל עם גישה לכל המשתמשים.

כנסו ל”דוחות” -> “דוח לרשות החדשנות” -> סמנו “כל העובדים” -> בחרו את התקופה -> סמנו “הצג דוחות שלא אושרו ע”י המנהל” -> “צפייה”. אם יש דוחות שלא אושרו ע”י עובדים או מנהלים זה יראה את הדוחות הללו, ואז ניתן לבקש מאותם אנשים לבצע אישור לפני ייצוא הדוח.

כאשר כל הדוחות אושרו ניתן לייצא את הדוח לפי הפורמט שתואם את הגדרות הרשות ע”י לחיצה על כפתור “Print with modifications”

 

*הערה – כדי לייצא את הדוח לשכר, כנסו ל”דוח נוכחות מפורט” ובצעו את הייצוא משם.

באותו נושא...

כיצד לשנות פרטי בקשת היעדרות

כדי לערוך בקשת היעדרות שכבר הגשתם בצעו את הפעולות הבאות: כנסו ל”דיווח נוכחות” היעזרו בסינונים “מתאריך”, “עד תאריך”, “העדרות” כדי לאתר את בקשת ההיעדרות תחת

קרא עוד »

יצירת התראות

יצירה או עריכת התראות במערכת נעשית במסך התראות. מבנה ההתראה הוא: משתמשים שמבצעים פעולות מסוימות שעליהן יקפצו התראות (העובד XXX ביצע YYY). ניתן גם להגדיר

קרא עוד »