יודעים לאן הולכת כל שעת עבודה
העובדים מתחילים משימה בלחיצה אחת - בלוח הבקרה, באפליקציה, ב-Teams או ישירות מתוך Jira. אתם רואים שעות לפי משימה, פרויקט ולקוח, בלי לרדוף אחרי דיווחי שעות בסוף החודש.
- Jira, Trello ו-Monday
- תקציב שעות
- מחובר לדוח הנוכחות
- שיחת סטטוספרויקט אלון0:00:00
- בדיקות קבלהגרסה 4.20:00:00
- סיום הגדרותהטמעת מודול שכר0:00:00
- הסכם שירותקליטת לקוח חדש0:00:00
נסו - התחילו משימה ואז עברו לאחרת. בהדגמה, כל שנייה היא דקה.
מדווחים איפה שעובדים
מתחילים משימה מכל מקום
מכל מקום שמדווחים, השעות נכנסות לאותם דוחות משימות ולאותו דוח נוכחות.
אפליקציה לנייד
מדווחים כניסה, נכנסים למסך המשימות ולוחצים על התחלה - מהמשרד או מהשטח.
אפליקציית נוכחותבלוח הבקרה
המשימות ממש ליד כפתור הכניסה
כל עובד רואה בלוח הבקרה את המשימות שמשויכות אליו. מתחילים משימה, משהים, עוברים לבאה - ורואים מה כבר דווח היום. מנהלים יכולים להוסיף משימה חדשה מאותו מסך.
- המשימות שלי - רק מה שמשויך אליכם, עם חיפוש
- דווחו היום - הזמן שכבר נרשם על כל משימה
- משימה חדשה - יוצרים ומשייכים תוך שניות
- שיחת סטטוס - פרויקט אלון
- גרסה 4.2 - בדיקות קבלה
- הטמעת מודול שכרסיום הגדרות לפי מסמך SOW
- הסכם שירות - לקוח חדשחתימה דיגיטלית עד יום ה׳
- סקירה רבעונית - הכנת מצגתלישיבת ההנהלה
- הדרכת משתמשיםצוות התמיכה
- עדכון מסמך אפיון - פרויקט אלון
- קליטת לקוח - הגדרת חשבוןלפני הדרכת הפתיחה
לא נמצאו משימות
המחשה עם נתונים לדוגמה - נסו להתחיל משימה, לחפש, לעבור ל"דווחו היום" או להוסיף משימה.
פרויקטים ומשימות
לקוחות, פרויקטים ומשימות - בדיוק כמו שאתם עובדים
מקבצים משימות תחת פרויקטים, ופרויקטים תחת לקוחות. משייכים כל משימה לעובדים או לקבוצות שלמות - והם מקבלים הודעה מיד.
- תקציב שעות ותאריכי התחלה וסיום לכל משימה
- התראת תקציב במייל כשהפרויקט מגיע לאחוז הניצול שבחרתם
- סוג, קטגוריה ועדיפות - לסדר בעבודה
- לקוח ← פרויקט ← משימה - אפשר לחייב את העובדים לבחור בסדר הזה
- שכפול פרויקטים כדי לפתוח פרויקט חדש מהר יותר
המחשה עם נתונים לדוגמה
שליטה בלי מיקרו-ניהול
שעות משימה מדויקות, בלי לעמוד מעל העובדים
חובת משימה בכניסה
השעון מתחיל לרוץ רק אחרי שנבחרה משימה - באפליקציה, בפורטל או בשניהם. מדריך
התראות סטטוס
מקבלים מייל כשעובד מתחיל, משהה או משלים משימה. מדריך
סיום משימות מרוכז
מנהל המערכת יכול לסיים משימה לכל המשתמשים, או רק את הדיווח של עובד אחד. מדריך
דיווח מאוחר מסומן
שעות שנוספו למשימה אחרי יותר מ-24 שעות מסומנות כדיווח מאוחר, עם הערות. מדריך
חלק מיום העבודה
הזמן על משימות נספר בתוך יום הנוכחות, כך שהשעות תמיד מתאימות.
אשף חכם
משלים אוטומטית שעות חסרות ומשייך אותן למשימות. מדריך
דוחות
שעות לפי פרויקט, משימה ועובד
דוח המשימות המפורט מראה מי עבד על מה, וכמה זמן, בכל תקופה שתבחרו. מורידים אותו ל-Excel עם סיכום שעות נוספות לפי משימה או סיכום לכל עובד - מוכן לחיוב לקוחות, לתמחור או לדיווח על מענקים.
- דוח משימות מפורט עם סינון לפי עובד, פרויקט או תקופה
- שעות נוספות לפי משימה לכל עובד
- ייצוא ל-Excel לחיוב ולתמחור
המחשה עם נתונים לדוגמה
מו"פ ומענקים
דיווח לרשות החדשנות, מובנה במערכת
מסמנים פרויקטים כמשויכים לרשות החדשנות, והעובדים ממשיכים לדווח נוכחות ומשימות כרגיל. בסוף החודש אשף חכם בשלושה שלבים משלים שעות חסרות, משייך אותן למשימות ומעביר את הדוח לאישור.
דיווח לרשות החדשנות ←- 1השלמת דיווחי נוכחות חסרים
- 2שיוך השעות למשימות
- 3אישור הדוח החודשי
אינטגרציות
עובד עם הכלים שהצוות כבר משתמש בהם
Jiraהתחלת משימה מתוך כל כרטיס Trelloמעקב זמן על כרטיסים 
Monday.comהתחלת משימה על כל פריט 
Microsoft Teamsמשימות ודיווח כניסה מתוך Teams תוסף Chromeטיימר בסרגל הדפדפן כל האינטגרציות במקום אחד: אינטגרציות של TimeClock 365
שאלות נפוצות
איך העובדים מדווחים זמן על משימות?
לוחצים על "התחלה" ליד המשימה בפורטל באינטרנט, באפליקציה, ב-Microsoft Teams או בתוסף ה-Chrome, ואחר כך משהים, עוברים למשימה אחרת או מדווחים יציאה. הזמן נרשם אוטומטית על המשימה ועל הפרויקט שלה.
אפשר להתחיל משימות מתוך Jira, Trello או Monday.com?
כן. עם תוסף ה-Chrome של TimeClock 365 מופיע כפתור "התחלת משימה" בתוך פריטים ב-Jira, ב-Trello וב-Monday.com. הטיימר רץ ב-TimeClock 365 והשעות נכנסות לדוחות המשימות.
אפשר לחייב בחירת משימה בדיווח כניסה?
כן. בהסכם העבודה מגדירים שחובה להתחיל משימה מיד אחרי דיווח הכניסה - בנפרד לאפליקציה ולפורטל באינטרנט. השעון מתחיל לרוץ רק אחרי שנבחרה משימה.
איך מאורגנים פרויקטים ומשימות?
משימות שייכות לפרויקטים, ופרויקטים יכולים להיות משויכים ללקוחות. לכל משימה אפשר לשייך עובדים או קבוצות, תקציב שעות, תאריכי התחלה וסיום, סוג ועדיפות. אפשר גם לחייב את העובדים לבחור קודם לקוח, אחר כך פרויקט ורק אז משימה.
אפשר לקבל התראה כשפרויקט מתקרב לתקציב השעות?
כן. מגדירים תקציב שעות לפרויקט, ובמסך ההתראות בוחרים את הפרויקטים ואת אחוז הניצול. כשהשעות שדווחו על משימות הפרויקט מגיעות לאחוז שבחרתם, נשלחת התראה במייל.
אפשר להוסיף שעות למשימות בדיעבד?
כן. העובדים יכולים לדווח נוכחות ולשייך שעות למשימות מאוחר יותר, במסך "עדכון שעות למשימות", עם הערה. דיווח שנעשה יותר מ-24 שעות אחרי מסומן כדיווח מאוחר.
אילו דוחות משימות יש במערכת?
דוח המשימות המפורט מציג שעות לפי עובד, משימה ופרויקט לכל תקופה. אפשר להוריד אותו ל-Excel, כולל סיכום שעות נוספות לפי משימה וסיכום לפי עובד.
המערכת תומכת בדיווח לרשות החדשנות?
כן. מסמנים פרויקטים כמשויכים לרשות החדשנות, והעובדים מאשרים את הדוח החודשי באשף חכם שמשלים שעות חסרות ומשייך אותן למשימות.
באיזו תוכנית כלול ניהול משימות ופרויקטים?
ניהול משימות ופרויקטים כלול בתוכנית "ניהול משימות + נוכחות". אפשר לנסות הכול חינם במשך 14 ימים, ללא כרטיס אשראי.
רואים לאן באמת הולך הזמן של הצוות
התחילו 14 ימי ניסיון חינם - ללא כרטיס אשראי וללא דמי הקמה.