איך להוסיף עובד חדש או להסיר עובד קיים

ראו כאן הנחיות להסרת עובד

יצירת עובד חדש

שלב 1 - כמות רישיונות

נלחץ על "רישיונות וחיובים" -> נלחץ על "המנויים שלי" -> ודאו שיש רישיון פנוי שניתן לשייך. 

במילים אחרות, שמספר הרישיונות שנרכשו מאותו מנוי גדול ממספר הרישיונות בשימוש.

במידה וצריך עוד רישיונות, העלו את הכמות ולחצו על "עדכן כמויות" (וזה גם יעדכן את החיוב החודשי בהתאם).

שלב 2 - הוספת משתמש חדש

מהמסך הראשי ("לוח בקרה") לחצו על "יצירת עובד חדש"

השדות הללו הם חובה. בלעדיהם המערכת לא תתן לשמור את המשתמש:

  • שם מלא
  • כתובת אימייל (אם אין לעובד פשוט העתיקו את שמו לשדה הזה)
  • סוג הרישיון
  • הרשאה:

Employee – עובד ללא  יכולת עריכה

Employee Editor – עובד עם יכולת עריכה

Group Manager – מנהל קבוצה (למדריך להגדרת מנהל קבוצה ניתן ללחוץ כאן)

Administrator – מנהל מערכת

הגדרות נוספות

  • תחת "הסכמי עבודה" לבחור את ההסכם עבודה.
  • תחת "פרטי קשר" כדאי לשייך אל הקבוצה הרלוונטית (בייחוד אם יש קבוצת שעון נוכחות או קבוצת עובדים לרשות החדשנות)
  • ניתן להגביל את העובד להחתמה דרך האפליקציה בלבד או האינטרנט בלבד, או רק דרך השעון נוכחות (כאשר מורידים את שני הסימונים) 
  • מומלץ לסמן את הקופסא "שלח את הסיסמא למייל של העובד" כדי שהוא יקבל למייל את הקישור והפרטי התחברות
  • אם העובד נמצא באיזור זמן אחר, או אם השפה שלו שונה משל שאר החברה, ניתן להגדיר זאת ב"פרטי קשר"
  • אם לעובד יש תג, ניתן לרשום את מספר התג ב"שעון ביומטרי / בקר כניסה" ואז הוא יזוהה ע"י השעון/בקר

 

  • למנוי פרימיום בלבד: אם מתבצע איכון על העובד דרך האפליקציה, צריך להפעיל אותו ע"י לחיצה על "איכון עובדים" וסימון "הפעל מעקב…". בנוסף, צריך לבחור גם תדירות משיכת המיקום בדקות בשדה Location update frequency. למשל כל 5 דקות:

הסרת עובד קיים

בטיימקלוק 365 לא ניתן למחוק עובד מהמערכת. הדרך להסיר מהמערכת היא להפוך אותו ל"לא פעיל" ולהסיר את הרישיון.

כנסו ל"משתמשים" -> בחרו את המשתמש:

  1. לחצו על הכפתור מתחת לשם כדי להעבירו למצב "לא פעיל"
  2. ב"רישיונות" סמנו "אל תקצה רישיון"
  3. ב"פרטים לשכר" מלאו את תאריך סיום העבודה

לחצו "שמור" בסיום

* הערה: אם כתובת האימייל של העובד שעוזב תהיה בשימוש בעתיד, צריך לשנות אותה בפרופיל הזה (למשל להוסיף 1 בסוף הכתובת)

4. כדי להקטין את כמות הרישיונות נלחץ עך "רישיונות וחיובים" -> נלחץ על "המנויים שלי" -> נקטין את כמות הרישיונות בהתאם.

כדי לצפות בעובדים הלא פעילים ניתן להיעזר במדריך בלחיצה כאן.