איך להוסיף עובד חדש או להסיר עובד קיים

ראו כאן הנחיות להסרת עובד

יצירת עובד חדש

שלב 1 - כמות רישיונות

כנסו ל”מנויים” -> ודאו שיש רישיון פנוי שניתן לשייך. במילים אחרות, שמספר הרישיונות שנרכשו מאותו מנוי גדול ממספר הרישיונות בשימוש.

במידה וצריך עוד רישיונות, העלו את הכמות ולחצו על “עדכן כמויות” (וזה גם יעדכן את החיוב החודשי בהתאם).

שלב 2 - הוספת משתמש חדש

מהמסך הראשי (“לוח בקרה”) לחצו על “יצירת עובד חדש”

השדות הללו הם חובה. בלעדיהם המערכת לא תתן לשמור את המשתמש:

  • שם מלא
  • כתובת אימייל (אם אין לעובד פשוט העתיקו את שמו לשדה הזה)
  • סוג הרישיון
  • הרשאה

הגדרות נוספות

  • תחת “פרטי קשר” כדאי לשייך אל הקבוצה הרלוונטית (בייחוד אם יש קבוצת שעון נוכחות או קבוצת עובדים לרשות החדשנות)
  • תחת “פרטים לשכר” לבחור את ההסכם עבודה ואת תאריך תחילת העבודה. חברות שעובדות עם מודול ניהול היעדרויות חייבות למלא זאת כדי לחשב נכון את הצבירה של העובדים. 
  • ניתן להגביל את העובד להחתמה דרך האפליקציה בלבד או האינטרנט בלבד, או רק דרך השעון נוכחות (כאשר מורידים את שני הסימונים) 
  • מומלץ לסמן את הקופסא “שלח את הסיסמא למייל של העובד” כדי שהוא יקבל למייל את הקישור והפרטי התחברות
  • אם העובד נמצא באיזור זמן אחר, או אם השפה שלו שונה משל שאר החברה, ניתן להגדיר זאת ב”פרטי קשר”
  • אם לעובד יש תג, ניתן לרשום את מספר התג ב”שעון ביומטרי / בקר כניסה” ואז הוא יזוהה ע”י השעון/בקר

 

  • למנוי פרימיום בלבד: אם מתבצע איכון על העובד דרך האפליקציה, צריך להפעיל אותו ע”י לחיצה על “איכון עובדים” וסימון “הפעל מעקב…”. בנוסף, צריך לבחור גם תדירות משיכת המיקום בדקות בשדה Location update frequency. למשל כל 5 דקות:

הסרת עובד קיים

בטיימקלוק 365 לא ניתן למחוק עובד מהמערכת. הדרך להסיר מהמערכת היא להפוך אותו ל”לא פעיל” ולהסיר את הרישיון.

כנסו ל”משתמשים” -> בחרו את המשתמש:

  1. לחצו על הכפתור מתחת לשם כדי להעבירו למצב “לא פעיל”
  2. ב”רישיונות” סמנו “אל תקצה רישיון”
  3. ב”פרטים לשכר” מלאו את תאריך סיום העבודה

לחצו “שמור” בסיום

* הערה: אם כתובת האימייל של העובד שעוזב תהיה בשימוש בעתיד, צריך לשנות אותה בפרופיל הזה (למשל להוסיף 1 בסוף הכתובת)

4. כדי להקטין את כמות הרישיונות כנסו ל”מנויים” והקטינו את כמות הרישיונות בהתאם

ניתן בדוחות להציג את העובדים שעזבו (כאלה שהתאריך סיום עבודה שלהם נמצא בתקופה שנבחרה) יחד עם העובדים האחרים, וניתן גם להציג רק אותם:

באותו נושא...

הגבלת דיווח לפי מיקום

הגבלת דיווח כניסהיציאה מהאפליקציה לכתובת או איזור הערה: כדי שהעובדים יוכלו להחתים הם חייבים לתת הרשאת מיקום לאפליקציית טיימקלוק 365, GPS דלוק ועם קליטה בזמן

קרא עוד »

הוספת\הסרת סוג היעדרות

כדי להוסיף סוג היעדרות חדש שיפתח למי שמגיש בקשה, כנסו ל”הגדרות” -> “פרופיל חברה” -> לשונית “סוגי היעדרויות” -> תגללו למטה עד הסוף ולחצו על

קרא עוד »