כל עסק צריך שעון נוכחות,

תקנה 24 בחוק הגנת השכר, אשר נכנסה לתוקפה בתחילת 2009, מחייבת את המעסיק במספר שינויים הן בתלוש השכר והן בניהול פנקס העבודה לעובד, אשר מטרתם להגדיל את השקיפות בין המעסיק לעובדים. באחריות המעסיק לנהל פנקס שעות עבודה באופן שוטף, הכולל רישום של שעות עבודה בפועל. רישום זה יכול להתבצע באמצעים מכאניים, דיגיטליים או אלקטרונים. אנחנו ממליצים לנהל את דיווחי הנוכחות ועיבוד הנתונים במערכת אחת חכמה שתספק לכם ולעובדים את כל הנתונים והדוח"ות הרצויים על מנת לעמוד בחוק.

כן! המערכת בנויה כך שהיא גודלת יחד עם העסק שלך ומתאימה את עצמה לצרכיו. ניתן להשתמש במערכת החל מעובד אחד , המנהל מקבל אפליקציה חינם ויכול לראות את שעות הכניסה והיציאה , מיקום של העובד\עובדים באמצעות האפליקציה

– אפליקציה: האופציה המומלצת, היא זולה, ניידת, אפשר להחתים מכל מקום והיא מכילה הרבה פונקציות. כל הדיווחים מגיעים מיד למערכת בענן ונגישים מכל מקום עבור המנהל

– אינטרנט: העובדים יכולים לדווח באמצעות האינטרנט – האופציה כלולה במחיר של האפליקציה וניתן לדווח גם מהאינטרנט וגם מהאפליקציה לסרוגין. כל הדיווחים מגיעים מיד למערכת בענן ונגישים מכל מקום עבור המנהל

– שעון נוכחות פיזי בבית העסק: אופציה יקרה יותר , ניתן לדווח עם זיהוי אצבע, פנים, כרטיסי קרבה. כל הדיווחים מגיעים מיד למערכת בענן ונגישים מכל מקום עבור המנהל 

– בקרת כניסה מנוהלת: ניתן להתקין בקר כניסה בדלת והוא ישמש גם כשעון נוכחות וגם כבקר כניסה מתקדם

יש כמה דרכים לאמת או למנוע את זה:

– הדיווח יכול להכיל מיקום העובד, אפשר לקבוע את זה מהגדרות במערכת, כך תהיה בטוח שהעובד נמצא במקום בוא הוא אמור להיות

– ניתן להגדיר שהעובד מחתים את מנהל המשרד חתימה אמיתית על גבי מסך הטלפון, הפתרון הזה מתאים לעובדי תחזוקה, תמיכה, תיקונים, ניקיון ועוד. כל חתימה מצטרפת לדיווח כאימות הדיווח ונשלחת למערכת, ממנה ניתן להפיק דוחות

-ניתן להגביל את העובד , להחתים אך ורק מהמיקום המוגדר מראש

ניתן להרשם לניסיון חינם ללא התחייבות בלחיצה על כפתור "נסה חינם" בתפריט העליון באתר

להורדת האפליקציה לאנדרואיד לחץ כאן , להורדת האפליקציה לאייפון לחץ כאן. או חפש את האפליקציה Timeclock 365 בחנות האפליקציות

כדי להכנס לאפליקציה חייבים שם משתמש והסיסמא. כל מי שנרשם לתקופת ניסיון יקבל מייל עם שם משתמש וסיסמא ווהנחיות הורדת האפליקציה וכניסה למערכת. כל משתמש נוסף שנוצר במערכת יקבל גם הוא מייל עם סיסמא

ניתן להחתים שעון באפליקציה על ידי לחיצה על כפתור כניסה או להחתים בממשק האינטרנטי לאחר הזדהות עם שם משתמש וסיסמא , או להחתים בשעון קיר או בקר כניסה ביומטרי או תג

ניתן ליצור עובדים באופן עצמאי. בתפריט צד לוחצים על "משתמשים", במסך תופיע רשימת העובדים שכבר נוצרו, ומעל הרשימה כפתור עם + הוספת משתמש חדש. אם אתה רוצה שאחרי יצירת העובד הסיסמא תשלח למייל שלו, חשוב לכתוב את המייל התקין של העובד ולאחר יצירת העובד ללחוץ על כפתור "שמור ושלח סיסמא"

ניתן לשלוח סיסמא חדשה לעובד באמצעות עריכת כרטיס המשתמש שלו . הולכים ל"משתמשים" , מקליקים על השם של העובד, בשדה "סיסמא" מקלידים סיסמא חדשה או לוחצים על לינק יצירת סיסמא כדי שהסיסמא תווצר אוטומאטית. שימו לב שהסימון "שלח סיסמא למייל של העובד" פעיל ותלחצו על "שמור". לאחר השמירה, הסיסמא תשלח למייל של העובד. במידה והעובד לא מוצא את הסיסמא, יש לבדוק בתיקיית ה"ספאם". 

במידה ולעובד אין מייל, אפשר פשוט לתת לו את הסיסמא שהקלדתם

בכרטיס המשתמש של העובד יש לשנות את ההרשאה ל:  Organization Manager ולשמור. לאחר השינוי הזה העובד יוכל להכנס למערכת כמנהל ולראות את כל הדוחות , התראות, מפה, היסטוריית מיקומים ועוד, התוכן יוצג, כמובן, לפי המנוי שברשותכם

בדף הראשי במערכת ישנה רשימת כל העובדים שכרגע בעבודה , בציון זמן תחילת העובדה

באפליקציית המנהל נכנסים למסך "מי עובד" . במסך רשימת העובדים בצבע כחול, אלה עובדים שכרגע בעבודה . ליד זה כתוב באיזו שעה הם תחילו לעבוד ואם ישנו סימן של מיקום, ניתן ללחוץ על המיקום ולראות איכן העובד היה כשהחתים שעון.

בתפריט לוחצים על דוחות -> דוח נוכחות מפורט, בוחרים תקופה ולוחצים של "צפייה" . אם רוצים לראות דוח נוכחות של קבוצה מסוימת או עובד/ים מסוים/ים, בוחרים בסינונים קבוצה או עובדים ולוחצים על צפייה 

 בפורטל האינטרנטי נכנסים לדוחות -> דוח נוכחות מפורט, מסננים לפי עובד ותקופה ולוחצים על "צפייה" . עוברים עם העכבר על השדה של השעות שרוצים לתקן, מקליקים ומתקנים כמו באקסל. אין צורך לשמור, התיקון נשמר אוטומטית. 

באפליקציה – לוחצים על כפתור היעדרות ומסמנים כמות ימים, מתארים עד תאריך ושומרים. הדיווח יישלח מיד למערכת.

באינטרנט – לוחצים על "בקשת היעדרות" בלוח הבקרה, מגדירים תאריכים ושומרים.

ניתן גם להוסיף היעדרות תוך כדי עריכת הדוח מתוך "דוח נוכחות מפורט"