דיווח שעות לרשות החדשנות
TimeClock 365 היא מערכת שנבדקה ואושרה על ידי מחלקת הביקורת של רשות החדשנות, כולל דיווח מהאפליקציה לנייד. העובדים מדווחים ומקצים שעות למשימות, המנהל מאשר, והדוח החודשי יוצא בפורמט שהרשות דורשת.
- אישור רשמי של רשות החדשנות
- כולל דיווח מהאפליקציה
- חתימת עובד ומנהל
- תיעוד שינויים מלא (AUDIT TRAIL)
- מוסמך ISO 27001
אישור רשמי מרשות החדשנות
מחלקת הביקורת של רשות החדשנות בדקה את "מודול הדיווחים לרשות החדשנות" של TimeClock 365, כולל ביקור במשרדי רואה חשבון ובחברה שמשתמשת במערכת, והוציאה מכתב אישור רשמי. האישור נבדק לאור כל עדכוני המערכת, וכולל גם דיווח באמצעות האפליקציה לנייד.
מה הרשות בדקה ואישרה
- שהמערכת עונה על דרישות הרשות לדיווח שעות והקצאתן למשימות, בהתאם לנוהל הרשות (במכתב: נוהל מס' 200-03).
- שכל הפעילויות בחברה מוגדרות כמשימות: גם משימות תוכנית המו"פ וגם משימות אחרות (שיווק, תמיכה, אדמיניסטרציה ועוד).
- שהדיווח נעשה מתוך החברה, או מהאפליקציה מתוך מיקומים שהחברה הגדירה כמורשים. דיווח מחוץ למיקום מורשה מסומן כרטרואקטיבי.
- שהקצאת השעות למשימות נעשית בסוף יום העבודה.
- ששינויים בדיעבד מתועדים במלואם: מה שונה, מתי, מאיזה מקור ובאיזו סיבה.
- שהעובד והמנהל מאשרים כל אחד את הדוח, בחתימה דיגיטלית או פיזית.
איך זה עובד
ארבעה שלבים, מהחתמת הנוכחות ועד דוח חתום שמוכן להגשה.
- העובד מחתים כניסה ויציאה מהאפליקציה, מהפורטל, משעון ביומטרי, מתוסף כרום או מ-Teams. כל דיווח נרשם יחד עם המקור שלו.
- בסוף היום: הקצאת שעות למשימות העובד מחלק את שעות היום בין משימות תוכנית המו"פ למשימות האחרות, בלחיצה אחת לכל משימה.
- בסוף החודש: העובד והמנהל מאשרים העובד מאשר את הדוח שלו ואז המנהל, כל אישור עם תאריך. אשף אישור חכם מזהה חוסרים ופערים לפני החתימה.
- הדוח מוכן להגשה דוח חודשי לכל עובד בפורמט של הרשות, ולצידו דוח שינויים. מפיקים בלחיצת כפתור.
כך נראה הדוח לרשות החדשנות
יומן עבודה וחישוב אחוז תעסוקה לכל עובד, לכל חודש. זה מה שהמנהל והרשות רואים.
הבקרות שהרשות דורשת, מובנות במערכת
תיעוד שינויים (AUDIT TRAIL)
כל תיקון בדיעבד נשמר עם התאריך, המקור והסיבה. הרשות יכולה לבדוק כל ערך בדוח.
סימון דיווחים מאוחרים
דיווח שנוסף או תוקן זמן רב אחרי שעת העבודה עצמה מסומן כרטרואקטיבי ומופיע בנפרד.
מיקומים מורשים
דיווח מהאפליקציה נבדק מול המיקומים שהחברה הגדירה. דיווח מחוץ להם מסומן בדוח.
דוח שינויים בלחיצה
לצד הדוח החודשי, דוח נפרד שמרכז את כל השינויים שבוצעו בתקופה.
התראות למנהל
התראות על עובדים ששכחו לדווח, איחורים ועבודה מעבר לשעות שאושרו לתוכנית.
רק מי שצריך
אפשר להסתיר את דוח הרשות מעובדים שאינם מדווחים על תוכנית המו"פ, כדי שלא יתבלבלו.
מה כל אחד בארגון מקבל
הנהלת הכספים ורואה החשבון
- דוח שעומד בדרישות הרשות, בלי הכנה ידנית
- אין "חורים" בסוף החודש
- דוח שינויים מוכן לביקורת
- ייצוא לתוכנות השכר
המנהל הישיר
- אישור דוחות דיגיטלי
- התראות בזמן אמת
- דשבורד מכל מחשב
- ניהול הרשאות וקבוצות
העובדים
- דיווח בקליק מהנייד, מהמחשב או מ-Teams
- הקצאת שעות למשימות בסוף היום
- אישור הדוח החודשי בלחיצה
- בלי טפסים ובלי סריקות
מדריכים למשתמשים
כבר עובדים עם המערכת? כל מה שצריך לדיווח ולאישור הדוח לרשות.
שאלות נפוצות
האם TimeClock 365 מאושרת על ידי רשות החדשנות?
כן. מחלקת הביקורת של רשות החדשנות בדקה את "מודול הדיווחים לרשות החדשנות" של TimeClock 365 והוציאה מכתב אישור רשמי (מאי 2019), הקובע שהמערכת עונה על דרישות הרשות לדיווח שעות והקצאתן למשימות, בהתאם לנוהל 200-03. האישור כולל גם דיווח מהאפליקציה לנייד.
האם מותר לדווח שעות לרשות החדשנות מהנייד?
כן. האישור של רשות החדשנות ל-TimeClock 365 כולל במפורש דיווח באמצעות אפליקציה לטלפון חכם, מתוך מיקומים שהוגדרו מראש כמורשים על ידי החברה. דיווח מחוץ למיקום מורשה מסומן בדוח.
מה קורה כשעובד מתקן דיווח בדיעבד?
כל תיקון נשמר במערכת עם תיעוד מלא (AUDIT TRAIL): מה שונה, מתי ועל ידי מי. בדוח לרשות השעות הרטרואקטיביות מוצגות בנפרד מהשעות השוטפות, וניתן להפיק דוח שינויים בלחיצת כפתור.
מי חותם על הדוח החודשי?
העובד מאשר את הדוח שלו, ולאחר מכן המנהל מאשר אותו. כל אישור נרשם עם תאריך, וניתן לחתום בחתימה דיגיטלית או בחתימה פיזית, כפי שמאפשר האישור של הרשות.
איך מקצים את שעות העבודה למשימות?
העובד מחתים כניסה ויציאה כרגיל, ובסוף יום העבודה מחלק את השעות בין המשימות: משימות תוכנית המו"פ ומשימות שאינן במימון הרשות (למשל שיווק או אדמיניסטרציה). הדוח מציג את אחוז השעות בכל תוכנית.
מאילו ערוצים העובדים יכולים לדווח?
מהאפליקציה לנייד, מהפורטל באינטרנט, משעון נוכחות ביומטרי, מתוסף כרום ומ-Microsoft Teams. כל דיווח מסומן בדוח לפי המקור שלו.
מקבלים מענק מרשות החדשנות?
נראה לכם איך הדוח החודשי שלכם יוצא מוכן להגשה, בלי אקסלים ובלי סריקות.