המציאות יוצאת הדופן בעקבות משבר הקורונה הציבה אתגרים ייחודיים לצוותי ההנהלה בחברות רבות אשר התקשו להתמודד עם ניהול שעות העבודה, במציאות כה מורכבת.
קיימים מצבים יום יומיים שבהם חלק מהעובדים עובדים מהבית, אחרים הגיעו בימים מסוימים או לשעות מועטות למשרד ומקצתם גם ביצעו את עבודתם מחוץ למשרד, באתרים שונים של החברה, אצל לקוחות, ספקים ועוד. כדי לצאת ממצב סבוך זה, רכשו חברות רבות את תוכנת TimeClock 365.
פתרון אופטימלי לריכוז שעות העבודה במציאות החדשה
הפתרון המוצלח ביותר לעבודה יעילה בנושא זה, הוא שימוש בתוכנת טיימקלוק 365, אשר מאפשרת בקלות לקבל תחשיבים מדויקים של דיווח שעות מהבית, מהמשרד וגם עבור השעות שבהן שהה העובד בפגישות מחוץ למשרד.
העובד יכול לבחור בכל יום היכן הוא עובד וזאת בהתאם להתנהלות העסקית. הוא מקבל מהמערכת תזכורות על המשימות הקיימות והחדשות שעליו לבצע והתראות על כך שעליו לעדכן בתוכנה את העובדה שהוא התחיל או סיים את יום העבודה שלו והיכן הוא ממוקם.
מערכת TimeClock 365 מעניקה לכל מנהל את מלוא המעטפת הנדרשת לו עבור ריכוז המידע וביצוע בקרה שוטפת על מיקומו של כל אחד מהעובדים בכל רגע נתון. המנהל מסוגל לבצע במידת הצורך הצלבות, כדי לוודא שאין שינויים או הטעיות בחלק מהמידע.
היערכות של ההנהלה לדפוסי העבודה החדשים
לנוכח המצב המיוחד, קיימת שביעות רצון רבה של המנהלים מהעובדה שיש להם אפשרות לקבל במהלך החודש ובסופו את כל רבדי המידע הכוללים את סך השעות של כל אחד מעובדי החברה בכל קטגוריה, בית, משרד ומחוץ לעסק, זאת כדי למדוד תפוקה של כל אחד מהם וכדי לחשב שכר באופן נכון.
כך הם מקבלים תמונה כללית ומפורטת של מצבת העובדים. במקביל הם מנהלים את הצוותים, מעבירים לכל אחד מהם משימות אישיות והם מקבלים דיווח שעות מהבית בזמן אמת על אופן ההתקדמות של כל אחד מהם המטלות שלו וכך הפיקוח והבקרה נוכחים כל הזמן.
נושא מהותי נוסף הוא ההתאמה של פעילות העובדים לתו הסגול לעסקים. תוכנת טיימקלוק 365 מסוגלת להפיק את הדוחות הרלוונטיים הנדרשים, כדי לוודא שיש תמיד התאמה מיטבית על פי ההנחיות של משרד הבריאות וכך לא קיימת חריגה במספר העובדים במקום אחד בו זמנית.
