TimeClock 365|אישור דוחות נוכחות

אישור דוח נוכחות על ידי העובד

במסך דוחות הנוכחות יש לבחור את התקופה של הדוח וללחוץ על “צפייה”

TimeClock 365|אישור דוחות נוכחות

על המסך יתקבל דוח של כל התקופה כולל פירוט של כניסות ויציאות , סה”כ שעות וימי היעדרות. אם יש לעובד הרשאה לערוך את דיווחי הנוכחות , הוא יוכל להשלים את הדיווחים החסרים. לעובדים ללא הרשאת עריכה מומלץ לעבור על הדוח ולבקש מהמנהל להשלים את השעות החסרות או לבצע תיקונים במידת הצורך.

לאחר השלמת כל הדוח, יש ללחוץ על הכפתור “אני מאשר דוח זה” בתחתית הדוח.

TimeClock 365|אישור דוחות נוכחות

***שימו לב! אחרי אישור הדוח, העובד לא יוכל לבצע בו שינויים

אישור דוח נוכחות על ידי מנהל

אחרי שהעובדים אישרו את הדוחות, המנהל יכול לבדוק את הדוחות ולבחור אם לדחות את האישור ולבצע שינויים או לאשר את הדוח ולנעול אותו .

  1. יש להכנס עם שם משתמש וסיסמא , לפורטל הניהול האינטרנטי בכתובת: https://live.timeclock365.com/
  2. לגשת לדוחות -> דוח נוכחות מפורט, לבחור תקופה וללחוץ על צפייה. לחברות המדווחות פרויקטים לרשות החדשנות, יש לגשת ל”דוח לרשות החדשנות”
TimeClock 365|אישור דוחות נוכחות

3. כדי לאשר את הדוח של העובד, יש ללחוץ על “אני מאשר דוח זה” תחת הכותרת “אישור מנהל”

TimeClock 365|אישור דוחות נוכחות
TimeClock 365|אישור דוחות נוכחות

***שימו לב ! לאחר אישור הדוח על ידי המנהל, הדוח יינעל ולא יהיה ניתן לבצע בו שינויים!***

4. במידה והדוח של העובד לא תקין והמנהל מעוניין לבצע בו שינויים, ניתן בשלב זה לדחות את אישור העובד ולערוך את הדוח. יש ללחוץ על הכפתור האדום “דחיית אישור העובד”

עם לחיצה על “דחיית אישור העובד, הדוח ייפתח לעריכה חוזרת על ידי העובד או על ידי המנהל ויחושב מחדש על פי הסכם העבודה בפועל.

TimeClock 365|אישור דוחות נוכחות

במידה ועשיתם שינויים בהסכם העבודה, התוכנה תעשה חישוב מחדש של הדוח.

5. לאחר ביצוע שינויים, העובד יצטרך לאשר את הדוח מחדש ורק לאחר מכן המנהל יוכל לאשר את הדוח באופן סופי

שאלות נפוצות

פשוט מאוד, דרך הסכם העבודה.

כדי לבטל תזכורת לאשר דוח נוכחות, יש להכנס לפורטל הניהול עם שם משתמש והסיסמא של המנהל, לגשת ל”הגדרות” -> “הסכמי עבודה” -> ללחוץ על ההסכם אותו אתם מעוניינים לערוך -> לגשת ללשונית “תזכורות” ולבטל את הסימון מהצ’קבוקס “שלח תזכורת לעובד לאשר את דוח הנוכחות שלו” ולשמור את ההסכם.

לפעמים העובדים מאשרים את הדוח לפני סיום התקופה ואז חלק מהדוח ננעל וחלק נותר פתוח לעריכה. כדי לבטל חלק מהדוח, שימו לב לסימונים ליד התאריכים:

סימן “ווי” אחד ליד התאריך מסמן שהעובד אישר את הדוח לתאריך זה

2 סימני “ווי” – אומר שגם המנהל וגם העובד אישרו את הדוח:

TimeClock 365 | אישור דוחות נוכחות

יש לבטל את הבחירה של תקופה ולבחור רק את התאריכים שאושרו ולאחר מכן ללחוץ על “דחיית אישור העובד” כדי לאפשר עריכה.

אפשרות נוספת שהעובד יבחר את התאריכים שהוא לא אישר את הדוח וילחץ על “אני מאשר דוח זה”, ולאחר מכן המנהל ילחץ על “דחיית אישור העובד” על כל התקופה

ניתן להגדיר תקופת הדוח פעם או פעמיים בחודש.

תזכורת לאישור הדוח של העובד נשלחת ביום למחרת של סיום התקופה של הדוח. כדי לשנות את תקופת הדוח , יש להכנס לפורטל הניהול עם שם משתמש וסיסמא של המנהל , לגשת להגדרות -> פרופיל חברה-> תקופת הדוח.

למשל, אם רוצים להגדיר תקופה חודשית, המתחילה ב18 לחודש ומסתיימת ב17 לחודש הבא, יש להגדיר בצורה הבאה:

TimeClock 365 | אישור דוחות נוכחות

 במידה ורוצים להגדיר פעמיים בחודש, לדוגמא, תקופה ראשונה מתחילה ב1 לחודש ומסתיימת ב17 לחודש, תקופה שנייה מתחילה ב18 לחודש ומסתיימת ב31 לחודש, יש להגדיר בצורה הבאה:

TimeClock 365 | אישור דוחות נוכחות

לעתים יש הגדרה של “עקוב אחריי” בתיבת המייל של העובד, כדי שהוא יקבל מיילים עבור עובד אחר שאין לו גישה למייל מכל סיבה שהיא.

במקרה כזה, העובד אליו מופנים המיילים, יקבל את התזכורת עבור עצמו ועבור העובדים שהמייל שלהם מופנה אליו.

אם יש לכם שאלות נוספות - פנו אלינו 09-7400000