תחילה יש לבטל את המשתמש של העובד שעזב:
משתמשים > ללחוץ על השם של העובד. לשנות סוויץ מ"פעיל" ל"לא פעיל"

 ולאחר מכן, ברובריקה "רשיונות"

ולסמן "אל תקצה רישיון" ולשמור.

הדוחות של העובד נשמרים במערכת ויהיה ניתן למשוך אותם כשמסננים בדוחות "להציד עובדים לא פעילים" 

לאחר ביטול של המשתמש של העובד שעזב, יש ליצור עובד חדש:

משתמשים > הוספת משתמש חדש, או לשכפל משתמש קיים. יש למלא את כל הפרטים ולשמור.